Feest organiseren

Hoe een evenement te plannen

Op zoek naar hoe een evenement te plannen, of naar advies over de planning van een evenement?  U bent aan het juiste adres.

We hebben in de loop der jaren veel evenementen van organisaties gezien, en er zijn tien stappen die we hebben geïdentificeerd als de sleutel tot een succesvol evenement.

Hoewel we niet alle details kunnen identificeren waar u over na moet denken, omdat veel ervan zal afhangen van het type evenement dat u organiseert, kunnen we enkele best practices voorstellen die belangrijk zijn om te volgen voor elk evenement.

De Top Tien stappen voor het plannen van een evenement
1. 1. Ontwikkelen van uw evenementdoel en doelstellingen
2. 2. Organiseer uw team
3. 3. Stel uw budget vast
4. 4. Maak een Masterplan voor evenementen
5. 5. Stel de datum in
6. 6. Boek uw locatie
7. 7. Merk uw evenement
8. 8. Identificeer en vestig Partnerschappen & Sponsoren
9. 9. Creëer een Publiciteitsplan
10. 10. Bepalen van de dagelijkse processen
Bonus: Post-Event Review
We hebben ook een makkelijk te gebruiken checklist samengesteld zodat er niets door de scheuren heen valt. Om de tijdlijn te identificeren, begint u met het terugwerken van de datum van uw evenement. En als u een virtueel evenement plant in plaats van een traditioneel persoonlijk evenement, hebben we ook een downloadbare Virtuele Evenementenchecklist!

We hopen dat het volgende een beginpunt is voor uw evenementplanning – en zonder verdere omhaal, hier zijn de tien stappen!

1. 1. Ontwikkel uw evenementdoel en doelstellingen
evenementenplanning

De allereerste stap in de planning van uw evenement is het vaststellen van een tastbaar doel en doelstellingen.

Begin met uzelf te vragen: Waarom organiseert u dit evenement en wat hoopt u te bereiken?

Als u de belangrijkste doelstellingen van uw organisatie kent voordat u gaat plannen, kunt u ervoor zorgen dat elk onderdeel van uw evenement wordt geoptimaliseerd voor succes.

Probeert u het bewustzijn voor een zaak te vergroten, of verzamelt u een vooraf bepaald bedrag aan donaties voor uw volgende project? Hoopt u 50 gasten aan te trekken, of 500?

Het stellen van een doel met kwantificeerbare succescijfers maakt het gemakkelijker voor uw team om ervoor te zorgen dat u ze bereikt.

yuanyuan zhou evenementplanning “Het identificeren van een lijst met tastbare en ontastbare doelen voor uw evenement kan u een beter gevoel geven van uw evenementbeheerbehoeften. Uw tastbare doelstellingen kunnen zijn om 500 deelnemers aan te trekken, 100 producten te verkopen op het evenement of 1 miljoen dollar op te halen voor het goede doel. Uw ontastbare doelen zullen helpen om deze tastbare doelen te bereiken en kunnen bestaan uit het verhogen van het bewustzijn over een product of een zaak, of het werven van vrijwilligers”.

2. 2. Organiseer uw team
evenementenplanning

Elk evenement vergt een gezamenlijke teaminspanning om alle details te behandelen. Overweeg om één belangrijke Event Manager of Event Chair aan te wijzen, evenals individuele voorzitters voor subcommissies, zoals:

locatiemanagement;
sprekers;
entertainment;
publiciteit;
sponsors;
en vrijwilligersbeheer.

Door individuele rollen toe te wijzen aan teamleden wordt een systeem van verantwoording gecreëerd en wordt voorkomen dat taken uit de weg worden geruimd. Plus, het stelt u in staat om te delegeren – maar vergeet niet om verantwoording af te leggen voor de commissievergaderingen in uw evenementplanning!

bill mcglade event planning “Het leveren van evenementen van hoge kwaliteit vereist een buy-in op alle niveaus van een organisatie. Om een werkelijk onvergetelijke ervaring te creëren, heeft u ondersteuning nodig van uw directieteam tot aan het personeel van uw evenement op locatie.

3. 3. Stel uw budget vast
evenementenplanning
Het opstellen van het budget van uw evenement is een van de belangrijkste onderdelen van de planning van een evenement. Ik heb veel geweldige ideeën zien vallen omdat het team dat er oorspronkelijk mee kwam, vergat om rekening te houden met hun budget voordat ze begonnen met het plannen.

Sommige van de kritische uitgaven die je in je budget moet opnemen zijn:
Locatie: Deze kosten moeten zowel de huur als de eventuele verzekering die je moet kopen omvatten.
Eten en drinken: Dit veld spreekt voor zich. Vergeet echter niet dat het bedrag dat u zich hier kunt veroorloven ook het aantal tickets dat u kunt verkopen kan dicteren.
Vermaak: Dit veld kan worden aangepast hoe je het ook nodig hebt – of het nu is toegewezen voor luidsprekers, een DJ, of zelfs een pratend varken, zorg ervoor dat je wiggle ruimte hebt voor reis- en verblijfskosten en een eventuele vergoeding.
Décor: Gaat u voor een doe-het-zelf-metselaarsthema, of voor een wat chiquer thema? Door de kosten vooraf vast te stellen kunt u bepalen welke u zich kunt veroorloven.
Personeel: Deze categorie wordt vaak vergeten, maar het is de sleutel tot het verantwoorden van de transport- en verblijfskosten van uw personeel, vooral als u de stad uit gaat. Zelfs het budgetteren van personeelstijd (waar zouden ze tijd aan besteden als ze niet aan dit evenement werkten?) kan u helpen beslissen of die extra vergadering de moeite waard is.
Marketing: Of u nu besluit uw evenement te promoten via Facebook of dat u ouderwets gaat doen door overal in de stad flyers op te hangen,

jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb jb